ಈಗ ಮೀಟಿಂಗ್‌ ಸಮಯ...

ತಾಂತ್ರಿಕ ಆವಿಷ್ಕಾರಗಳು ಮನುಷ್ಯನ ಸಂವಹನವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸಿವೆ, ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸಿವೆ. ಹಿಂದೆ ಕೇವಲ ಧ್ವನಿಮಾರ್ಗವೊಂದೇ ಇದ್ದಿತು. ಆದರೆ ಈಗ ಧ್ವನಿ, ಚಿತ್ರಗಳ (Audio/Video) ಮೂಲಕವೂ ಸಂವಹನವನ್ನು ನಡೆಸಬಹುದಾಗಿದೆ. ಇದೇ ‘ಆನ್‌ಲೈನ್‌ ಮೀಟಿಂಗ್‌’ (online meeting) ಎಂದರೆ ‘ಜಾಲಗೋಷ್ಠಿ’; virtual meeting ಅಥವಾ digital meeting.

ಇಂದು ನಮಗೆಲ್ಲರಿಗೂ ‘ಆನ್‌ಲೈನ್‌ ಮೀಟಿಂಗ್‌’ ಅವಶ್ಯವಾಗಿದೆ. ಈ ಮೀಟಿಂಗುಗಳಿಗಾಗಿ ಕೆಲವು ತಯಾರಿಗಳನ್ನೂ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರಗಳನ್ನು ನಾವು ಪಾಲಿಸಬೇಕಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು Virtual Meeting Etiquette (ವರ್ಚ್ಯುಯಲ್‌ ಮೀಟಿಂಗ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ) ಎನ್ನುತ್ತಾರೆ. ಈ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸುವುದರಿಂದ ಮೀಟಿಂಗ್‌ಗಳನ್ನೂ ಸಮರ್ಥವಾಗಿ, ಫಲಪ್ರದವಾಗಿ ನಡೆಸಲು ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತವೆ. ಇಂತಹ ಕೆಲವು ಸರಳ ನಿಯಮಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ:

1. ಭಾಗವಹಿಸುವ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಸರಿಹೊಂದುವ ಒಂದು ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಮೀಟಿಂಗನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬೇಕು.

2. ಆಹ್ವಾನದಲ್ಲಿ ಮೀಟಿಂಗಿನ ಉದ್ದೇಶ ಮತ್ತು ವಿಷಯ ಸೂಚಿಗಳನ್ನೂ ನೀಡುವುದರಿಂದ ಭಾಗವಹಿಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅದಕ್ಕೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ತಯಾರಾಗಿ ಬರಬಹುದಾಗಿದೆ.

3. ಮೀಟಿಂಗ್‌ನ ಮೊದಲು ಮೀಟಿಂಗ್ ರೂಮಿನ ಸಂಪರ್ಕಸಾಧನಗಳಾದ ಕ್ಯಾಮೆರಾ, ಧ್ವನಿವರ್ಧಕ (microphone) ಪರೀಕ್ಷಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಚರ್ಚೆಯ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಬರೆದಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಲು ಒಂದು ಪುಸ್ತಕವನ್ನೂ ಅಥವಾ ಕಂಪ್ಯೂಟರಿನ notepad, wordpad, OneNoteಗಳನ್ನೂ ಸಿದ್ಧವಾಗಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

4. ಕಡಿಮೆ ಜನರಿರುವ ಮೀಟಿಂಗುಗಳಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲರೂ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವ ಸಲುವಾಗಿ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಕ್ಯಾಮೆರಾವನ್ನು On ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸೂಚಿಸಿ; ಇದರಿಂದ ಭಾಗವಹಿಸುವ ಎಲ್ಲರೂ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಗಮನ ವಹಿಸಲು ಸಹಕಾರಿಯಾಗುತ್ತದೆ.

5. ಮೀಟಿಂಗ್ ನಡೆಯುತ್ತಿರುವಾಗ ಕೀ ಬೋರ್ಡ್ ಬಳಸುವುದು, ಅನವಶ್ಯಕ ಮಾತನಾಡುವುದು, ತಿನ್ನುವುದು, ಬೇರೆ ಕಡೆ ತಿರುಗಿ ನೋಡುವುದು, ಮೊಬೈಲ್ ಬಳಸುವುದು ಅಥವಾ ಬೇರೆ ಯಾವುದೋ ಕೆಲಸಗಳಲ್ಲಿ ತೊಡಗುವುದು – ಇಂಥವನ್ನು ಮಾಡಬಾರದು.

6. ಮಾತನಾಡುವಾಗ ಒಬ್ಬರ ಮುಖವನ್ನಷ್ಟೇ ನೋಡದೆ ಕ್ಯಾಮೆರಾವನ್ನು ನೋಡಿಕೊಂಡು ಮಾತನಾಡಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿಯೂ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಲಿ.

7. ಮೀಟಿಂಗಿನ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಆದ್ಯತೆ ಮೇರೆಗೆ ಗುರುತಿಸಿ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಮಂಡಿಸಿ. ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ನಿರ್ಧಾರಯುತವಾಗಿ ಮಾತನಾಡುವಂತಹ ವ್ಯಕ್ತಿಯೊಬ್ಬರಿದ್ದರೆ ಅವರಿಗೆ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಮಾತನಾಡಲು ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಯ ಕೊಡಿ. ಇತರ ಜನರ ಅಭಿಪ್ರಾಯಗಳನ್ನೂ ಆಲಿಸಿ.

8. ಮಂಡಿಸಿದ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ಯಾವುದಾದರೂ ಚರ್ಚೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವಂತಿದ್ದರೆ ಭಾಗವಹಿಸಿರುವ ಎಲ್ಲರ ಅಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನೂ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಿ. ಇದರಿಂದ ಅವರ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವಿಕೆಯನ್ನು ನಾವು ಆದರಿಸಿದಂತಾಗುತ್ತದೆ.

9.ನಿರ್ಧಾರ ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕಿದ್ದರೆ ಅದಕ್ಕೆ ಪೂರಕವಾದ ದಾಖಲೆ, ಪ್ರಮಾಣಗಳನ್ನು, ಕಾರಣಗಳನ್ನು, ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸಿ. ಯಾವುದಾದರೂ ವಿಷಯಗಳು/ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಉಳಿದಿದ್ದರೆ ಅದನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿಭಾಯಿಸಬಹುದು, ಯಾರು ನಿಭಾಯಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿಸಿ. ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಮೀಟಿಂಗಿನ ಅವಶ್ಯಕತೆ ಇದೆಯೇ ಎಂದು ನಿರ್ಧರಿಸಿ.

10. ಒಬ್ಬ ಸೂಕ್ತ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಗುರುತಿಸಿ ಅವರಿಗೆ ಮುಂದೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿರುವ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ; ಅವರಿಗೆ ಪೂರಕವಾಗಿ ಬೇಕಿರುವ ಸಾಧನ, ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಿ ಅಥವಾ ಅವನ್ನು ಕ್ರೋಡೀಕರಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಅಧಿಕಾರವನ್ನು ವಹಿಸಿ ಕೊಡಿ. ಅಂತೆಯೇ ಇತರೆ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಗೆ ಯಾವುದಾದರೂ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳಿದ್ದರೆ ಅದನ್ನೂ ಹಂಚಿಕೆ ಮಾಡಿ.

11. ಆದ್ಯತೆಯ ಮೇರೆಗೆ ದೈನಂದಿನ, ಸಾಪ್ತಾಹಿಕ ಅಥವಾ ಪಾಕ್ಷಿಕ ಮೀಟಿಂಗುಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಿ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು, ವರದಿಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಿ. ಕಾರ್ಯಪ್ರಗತಿಗೆ ತಕ್ಕನಾಗಿ ಕೆಲಸದ ಗುರಿಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲನೆ ಮಾಡಿ ನವೀಕರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

12. ಮೀಟಿಂಗಿನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಯಾವುದಾದರೂ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಉಳಿದಿದೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಕೇಳಿ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ಭಾಗವಹಿಸಿದವರ ಹೆಸರನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿ (ಅವರ ಗಮನ ಸೆಳೆಯಲು) ಚರ್ಚಿಸಿದ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಅವರಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಇದೆಯೇ ಇಲ್ಲವೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.

13. ‘Am I audible...’ , ’ Are you following...’ ಎಂದು ಪದೇ ಪದೇ ಕೇಳಿ ಎಲ್ಲರನ್ನೂ ‘ಎಚ್ಚರಿಸುವ’ ರೀತಿ ಮಾತನಾಡದಿರಿ. ಆಯಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನೆ ಕೇಳಿ ಅವರಿಂದಲೇ ಉತ್ತರವನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು ಸೂಕ್ತ.

14. ಮೀಟಿಂಗಿನ ನಂತರ ‘Minutes of meeting’ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿ ಭಾಗವಹಿಸಿದ ಎಲ್ಲರ ಬಳಿಯೂ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಿ. ಇದರಿಂದ ಎಲ್ಲರೂ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಏಕಾಭಿಪ್ರಾಯವಾಗಿ ಗ್ರಹಿಸಲು/ಯೋಚಿಸಲು ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ.

15. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಚರ್ಚೆಗಳು ಮೀಟಿಂಗಿನ ಉದ್ದೇಶದ ಹೊರತಾಗಿ ಬೇರೆ ವಿಷಯಕ್ಕೂ ಹೊರಳುತ್ತವೆ. ಇದರಿಂದ ಭಾಗವಹಿಸಿದವರ ಸಮಯ ವ್ಯರ್ಥವಾಗುವುದಲ್ಲದೆ, ಮೀಟಿಂಗಿನ ಬಗ್ಗೆ ಆಸಕ್ತಿ ಕೂಡ ಉಳಿಯುವುದಿಲ್ಲ. ಇದನ್ನು virtual burnout ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಮೀಟಿಂಗನ್ನು ಒಂದು ಸೀಮಿತ ಚೌಕಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಸಮಯಾಧಾರಿತವಾಗಿ ನಡೆಸಿದರೆ ಒಳಿತು.

ಇವಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲದೆ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಈಗಾಗಲೇ ಸ್ಥಾಪಿತವಾಗಿರುವ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸಿಕೊಂಡು ಸಂದರ್ಭಾನುಸಾರ ಇವುಗಳನ್ನು ಪರಿಷ್ಕಾರ ಮಾಡಿಕೊಂಡು ಅನುಸರಿಸಬಹುದು.