ಸಭೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವನ್ನು ಕೌನ್ಸಿಲ್ನ 12 ಸದಸ್ಯರು ಜಂಟಿಯಾಗಿ ಹೊರಡಿಸಿದ್ದಾರೆ. ಇವರಲ್ಲಿ ಹಿರಿಯ ಉಪಾಧ್ಯಕ್ಷ ಅಜಯ್ ಪಟೇಲ್, ಉಪಾಧ್ಕ್ಷ ರಾಜಲಕ್ಷ್ಮಿ ಸಿಂಗ್ ದೇವ್, ಉಪಾಧ್ಯಕ್ಷ ಗಗನ್ ನಾರಂಗ್ ಮತ್ತು ಮಾಜಿ ಕುಸ್ತಿಪಟು ಯೋಗೇಶ್ವರ ದತ್ ಒಳಗೊಂಡಿದ್ದಾರೆ. ಐಒಎಯ ಅಥ್ಲೀಟ್ಸ್ ಆಯೋಗದಲ್ಲಿರುವ ಬಾಕ್ಸರ್ ಎಂ.ಸಿ.ಮೇರಿ ಕೋಮ್ ಮತ್ತು ಟೇಬಲ್ ಟೆನಿಸ್ ಆಟಗಾರ ಎ.ಶರತ್ ಕಮಲ್ ಅವರು ಸಹಿ ಹಾಕಿಲ್ಲ.