ಈಗ ಮೀಟಿಂಗ್‌ ಸಮಯ...

ತಾಂತ್ರಿಕ ಆವಿಷ್ಕಾರಗಳು ಮನುಷ್ಯನ ಸಂವಹನವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸಿವೆ, ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸಿವೆ. ಹಿಂದೆ ಕೇವಲ ಧ್ವನಿಮಾರ್ಗವೊಂದೇ ಇದ್ದಿತು. ಆದರೆ ಈಗ ಧ್ವನಿ, ಚಿತ್ರಗಳ (Audio/Video) ಮೂಲಕವೂ ಸಂವಹನವನ್ನು ನಡೆಸಬಹುದಾಗಿದೆ. ಇದೇ ‘ಆನ್ಲೈನ್ ಮೀಟಿಂಗ್’ (online meeting) ಎಂದರೆ ‘ಜಾಲಗೋಷ್ಠಿ’; virtual meeting ಅಥವಾ digital meeting.

. ಇಂದು ನಮಗೆಲ್ಲರಿಗೂ ‘ಆನ್ಲೈನ್ ಮೀಟಿಂಗ್’ ಅವಶ್ಯವಾಗಿದೆ. ಈ ಮೀಟಿಂಗುಗಳಿಗಾಗಿ ಕೆಲವು ತಯಾರಿಗಳನ್ನೂ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರಗಳನ್ನು ನಾವು ಪಾಲಿಸಬೇಕಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು Virtual Meeting Etiquette (ವರ್ಚ್ಯುಯಲ್ ಮೀಟಿಂಗ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ) ಎನ್ನುತ್ತಾರೆ. ಈ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸುವುದರಿಂದ ಮೀಟಿಂಗ್ಗಳನ್ನೂ ಸಮರ್ಥವಾಗಿ, ಫಲಪ್ರದವಾಗಿ ನಡೆಸಲು ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತವೆ. ಇಂತಹ ಕೆಲವು ಸರಳ ನಿಯಮಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ:

. 1. ಭಾಗವಹಿಸುವ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಸರಿಹೊಂದುವ ಒಂದು ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಮೀಟಿಂಗನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬೇಕು.

. 2. ಆಹ್ವಾನದಲ್ಲಿ ಮೀಟಿಂಗಿನ ಉದ್ದೇಶ ಮತ್ತು ವಿಷಯ ಸೂಚಿಗಳನ್ನೂ ನೀಡುವುದರಿಂದ ಭಾಗವಹಿಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅದಕ್ಕೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ತಯಾರಾಗಿ ಬರಬಹುದಾಗಿದೆ.

. 3. ಮೀಟಿಂಗ್ನ ಮೊದಲು ಮೀಟಿಂಗ್ ರೂಮಿನ ಸಂಪರ್ಕಸಾಧನಗಳಾದ ಕ್ಯಾಮೆರಾ, ಧ್ವನಿವರ್ಧಕ (microphone) ಪರೀಕ್ಷಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಚರ್ಚೆಯ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಬರೆದಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಲು ಒಂದು ಪುಸ್ತಕವನ್ನೂ ಅಥವಾ ಕಂಪ್ಯೂಟರಿನ notepad, wordpad, OneNoteಗಳನ್ನೂ ಸಿದ್ಧವಾಗಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

. 4. ಕಡಿಮೆ ಜನರಿರುವ ಮೀಟಿಂಗುಗಳಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲರೂ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವ ಸಲುವಾಗಿ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಕ್ಯಾಮೆರಾವನ್ನು On ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸೂಚಿಸಿ; ಇದರಿಂದ ಭಾಗವಹಿಸುವ ಎಲ್ಲರೂ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಗಮನ ವಹಿಸಲು ಸಹಕಾರಿಯಾಗುತ್ತದೆ.

. 5. ಮೀಟಿಂಗ್ ನಡೆಯುತ್ತಿರುವಾಗ ಕೀ ಬೋರ್ಡ್ ಬಳಸುವುದು, ಅನವಶ್ಯಕ ಮಾತನಾಡುವುದು, ತಿನ್ನುವುದು, ಬೇರೆ ಕಡೆ ತಿರುಗಿ ನೋಡುವುದು, ಮೊಬೈಲ್ ಬಳಸುವುದು ಅಥವಾ ಬೇರೆ ಯಾವುದೋ ಕೆಲಸಗಳಲ್ಲಿ ತೊಡಗುವುದು – ಇಂಥವನ್ನು ಮಾಡಬಾರದು.

. 6. ಮಾತನಾಡುವಾಗ ಒಬ್ಬರ ಮುಖವನ್ನಷ್ಟೇ ನೋಡದೆ ಕ್ಯಾಮೆರಾವನ್ನು ನೋಡಿಕೊಂಡು ಮಾತನಾಡಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿಯೂ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಲಿ.

. 7. ಮೀಟಿಂಗಿನ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಆದ್ಯತೆ ಮೇರೆಗೆ ಗುರುತಿಸಿ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಮಂಡಿಸಿ. ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ನಿರ್ಧಾರಯುತವಾಗಿ ಮಾತನಾಡುವಂತಹ ವ್ಯಕ್ತಿಯೊಬ್ಬರಿದ್ದರೆ ಅವರಿಗೆ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಮಾತನಾಡಲು ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಯ ಕೊಡಿ. ಇತರ ಜನರ ಅಭಿಪ್ರಾಯಗಳನ್ನೂ ಆಲಿಸಿ.

. 8. ಮಂಡಿಸಿದ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ಯಾವುದಾದರೂ ಚರ್ಚೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವಂತಿದ್ದರೆ ಭಾಗವಹಿಸಿರುವ ಎಲ್ಲರ ಅಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನೂ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಿ. ಇದರಿಂದ ಅವರ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವಿಕೆಯನ್ನು ನಾವು ಆದರಿಸಿದಂತಾಗುತ್ತದೆ.

. 9.ನಿರ್ಧಾರ ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕಿದ್ದರೆ ಅದಕ್ಕೆ ಪೂರಕವಾದ ದಾಖಲೆ, ಪ್ರಮಾಣಗಳನ್ನು, ಕಾರಣಗಳನ್ನು, ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಸಿ. ಯಾವುದಾದರೂ ವಿಷಯಗಳು/ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಉಳಿದಿದ್ದರೆ ಅದನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿಭಾಯಿಸಬಹುದು, ಯಾರು ನಿಭಾಯಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿಸಿ. ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಮೀಟಿಂಗಿನ ಅವಶ್ಯಕತೆ ಇದೆಯೇ ಎಂದು ನಿರ್ಧರಿಸಿ.

. 10. ಒಬ್ಬ ಸೂಕ್ತ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಗುರುತಿಸಿ ಅವರಿಗೆ ಮುಂದೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿರುವ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ; ಅವರಿಗೆ ಪೂರಕವಾಗಿ ಬೇಕಿರುವ ಸಾಧನ, ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಿ ಅಥವಾ ಅವನ್ನು ಕ್ರೋಡೀಕರಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಅಧಿಕಾರವನ್ನು ವಹಿಸಿ ಕೊಡಿ. ಅಂತೆಯೇ ಇತರೆ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಗೆ ಯಾವುದಾದರೂ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳಿದ್ದರೆ ಅದನ್ನೂ ಹಂಚಿಕೆ ಮಾಡಿ.

. 11. ಆದ್ಯತೆಯ ಮೇರೆಗೆ ದೈನಂದಿನ, ಸಾಪ್ತಾಹಿಕ ಅಥವಾ ಪಾಕ್ಷಿಕ ಮೀಟಿಂಗುಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಿ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು, ವರದಿಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಿ. ಕಾರ್ಯಪ್ರಗತಿಗೆ ತಕ್ಕನಾಗಿ ಕೆಲಸದ ಗುರಿಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲನೆ ಮಾಡಿ ನವೀಕರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

. 12. ಮೀಟಿಂಗಿನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಯಾವುದಾದರೂ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಉಳಿದಿದೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಕೇಳಿ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ಭಾಗವಹಿಸಿದವರ ಹೆಸರನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿ (ಅವರ ಗಮನ ಸೆಳೆಯಲು) ಚರ್ಚಿಸಿದ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಅವರಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಇದೆಯೇ ಇಲ್ಲವೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.

. 13. ‘Am I audible...’ , ’ Are you following...’ ಎಂದು ಪದೇ ಪದೇ ಕೇಳಿ ಎಲ್ಲರನ್ನೂ ‘ಎಚ್ಚರಿಸುವ’ ರೀತಿ ಮಾತನಾಡದಿರಿ. ಆಯಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನೆ ಕೇಳಿ ಅವರಿಂದಲೇ ಉತ್ತರವನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು ಸೂಕ್ತ.

. 14. ಮೀಟಿಂಗಿನ ನಂತರ ‘Minutes of meeting’ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿ ಭಾಗವಹಿಸಿದ ಎಲ್ಲರ ಬಳಿಯೂ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಿ. ಇದರಿಂದ ಎಲ್ಲರೂ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಏಕಾಭಿಪ್ರಾಯವಾಗಿ ಗ್ರಹಿಸಲು/ಯೋಚಿಸಲು ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ.

. 15. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಚರ್ಚೆಗಳು ಮೀಟಿಂಗಿನ ಉದ್ದೇಶದ ಹೊರತಾಗಿ ಬೇರೆ ವಿಷಯಕ್ಕೂ ಹೊರಳುತ್ತವೆ. ಇದರಿಂದ ಭಾಗವಹಿಸಿದವರ ಸಮಯ ವ್ಯರ್ಥವಾಗುವುದಲ್ಲದೆ, ಮೀಟಿಂಗಿನ ಬಗ್ಗೆ ಆಸಕ್ತಿ ಕೂಡ ಉಳಿಯುವುದಿಲ್ಲ. ಇದನ್ನು virtual burnout ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಮೀಟಿಂಗನ್ನು ಒಂದು ಸೀಮಿತ ಚೌಕಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಸಮಯಾಧಾರಿತವಾಗಿ ನಡೆಸಿದರೆ ಒಳಿತು.

. ಇವಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲದೆ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಈಗಾಗಲೇ ಸ್ಥಾಪಿತವಾಗಿರುವ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸಿಕೊಂಡು ಸಂದರ್ಭಾನುಸಾರ ಇವುಗಳನ್ನು ಪರಿಷ್ಕಾರ ಮಾಡಿಕೊಂಡು ಅನುಸರಿಸಬಹುದು.

. ಪ್ರಜಾವಾಣಿ ಆ್ಯಪ್ ಇಲ್ಲಿದೆ: ಆಂಡ್ರಾಯ್ಡ್ | ಐಒಎಸ್ | ವಾಟ್ಸ್ಆ್ಯಪ್ , ಎಕ್ಸ್ , ಫೇಸ್ಬುಕ್ ಮತ್ತು ಇನ್ಸ್ಟಾಗ್ರಾಂ ನಲ್ಲಿ ಪ್ರಜಾವಾಣಿ ಫಾಲೋ ಮಾಡಿ.

ಈಗ ಮೀಟಿಂಗ್‌ ಸಮಯ...

ಚಿನಕುರುಳಿ: ಗುರುವಾರ, 07 ನವೆಂಬರ್‌ 2024

ಚುರುಮುರಿ: ಕರುಳ ಸಂಬಂಧ ಸಾಹಿತ್ಯ!

ರಾಹುಲ್ ವೈಫಲ್ಯ; ಭಾರತ 'ಎ' ತಂಡ 161ಕ್ಕೆ ಆಲೌಟ್

ಕೆಎಂಎಫ್‌ನಿಂದ ಮೆಕ್ಕೆಜೋಳ ಖರೀದಿ; ಪ್ರತಿ ಕ್ವಿಂಟಲ್‌ಗೆ ₹2,400 ದರ ನಿಗದಿ

ಚಾಂಪಿಯನ್ಸ್ ಟ್ರೋಫಿ: ಹೈಬ್ರಿಡ್‌ ಮಾದರಿಗೆ ಪಾಕ್ ಸಿದ್ಧ?

ಪ್ರೊ ಕಬಡ್ಡಿ ಲೀಗ್‌: ದಬಾಂಗ್‌ಗೆ ಮಣಿದ ವಾರಿಯರ್ಸ್‌

ರಣಜಿ ಟ್ರೋಫಿ ಕ್ರಿಕೆಟ್: ಆತಂಕದಲ್ಲಿರುವ ಆತಿಥೇಯರಿಗೆ ಅಭಿನವ್ ಆಸರೆ

ಇಂಡಿಯನ್‌ ಸೂಪರ್‌ ಲೀಗ್‌: ಬಿಎಫ್‌ಸಿಗೆ ನಾರ್ತ್ ಈಸ್ಟ್‌ ಸವಾಲು ಇಂದು

ಒಳನೋಟ | ಹೆಜ್ಜೆ ಹೆಜ್ಜೆಗೂ ಎಸ್‌ಐಟಿ ತನಿಖೆ

ಒಳನೋಟ | ‘ಅಕ್ರಮ ವಲಸೆ’: ನೆಲೆ ವಿಸ್ತಾರ

ಒಳನೋಟ | ಸಮ್ಮೇಳನಾಧ್ಯಕ್ಷತೆ: ‘ರಾಜಕೀಯ’ ಗುಂಗು

ಒಳನೋಟ | ಲಾಭದ ಕನವರಿಕೆ: ಆಹಾರ ಕಲಬೆರಕೆ

ಚಿನಕುರುಳಿ: ಗುರುವಾರ, 07 ನವೆಂಬರ್‌ 2024

ಚುರುಮುರಿ: ಕರುಳ ಸಂಬಂಧ ಸಾಹಿತ್ಯ!

ರಾಹುಲ್ ವೈಫಲ್ಯ; ಭಾರತ 'ಎ' ತಂಡ 161ಕ್ಕೆ ಆಲೌಟ್

ಕೆಎಂಎಫ್‌ನಿಂದ ಮೆಕ್ಕೆಜೋಳ ಖರೀದಿ; ಪ್ರತಿ ಕ್ವಿಂಟಲ್‌ಗೆ ₹2,400 ದರ ನಿಗದಿ